Практическое занятие по теме "Экспертиза ценности по перечням"

Цель занятия - овладеть методикой проведения экспертизы ценности документов по перечням, определить сроки хранения документов фонда.

Прежде всего необходимо подвергнуть массив документов экспертизе. Изучите историческую справку о фондообразователе и фонде. Затем опишите фонд. Дела в фонде сформированы грамотно, по одному или нескольким признакам, документы оформлены правильно, поэтому, Вы легко справитесь с задачей. Составьте карточки и принесите их на практическое занятие, это будет основанием и подтверждением вами проделанной работы по описанию. Материал для экспертизы готов. Однако не забудьте, что экспертиза не проводится на основании заголовков единиц хранения, поэтому для того, чтобы принять решение о сроках хранения документов, Вам придется еще не раз обращаться к электронному архиву для просмотра самих дел.

Теперь, когда Вы подготовили описание документов, Вам нужен инструмент для экспертизы. Поскольку материалы фонда, представленные в электронном архиве относятся к периоду 1980-х годов, а ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения издан в 1981 г., проведение экспертизы документов данного фонда следует проводить по перечню. (Помните, перечни как и закон, обратной силы не имеют).

Вспомните назначение, разновидности и состав перечней документов.

Обратитесь к "Перечню документов Министерства промышленности строительных материалов СССР с указанием сроков хранения". Ознакомьтесь с предисловием и оглавлением перечня.

Теперь можете приступать к работе. Внимательно изучите карточки описания дел и попытайтесь распределить их на группы в соответствии с разделами перечня. Например, протоколы заседаний советско-американской комиссии по сотрудничеству в области жилищного строительства следует отнести к разделу перечня: "Вопросы внешних сношений".

Распределите карточки по разделам перечня следующим образом. Сначала посреди строки впишите название раздела перечня. Затем, выполните операции "выделить" - "вырезать" - "вставить" и поместите ниже относящиеся к разделу карточки.

Затем изучите соответствующий раздел перечня, найдите статью перечня, максимально соответствующую заголовку единицы хранения. Найдите звено перечня, соответствующее месту хранения документов (фонда Министерства промышленности строительных материалов). Определите предварительный срок хранения документов и впишите его на карточку, в графу "заголовок единицы хранения", после заголовка.

Например:

Раздел перечня: 1. Руководство, контроль, вопросы управления.

Срок хранения: постоянно.
Фонд: Министерство промышленности строительных материалов СССР
Название структурной части: Управление делами
Д/п N 12035
Заголовок единицы хранения:
Протоколы заседаний Коллегии Министерства N 1-25 и материалы к ним (сводки, отчеты, графики).
N ф. 385 начато: 12 января 1989 г. окончено: 31 мая 1989 г.
N описи 1 на 165 листов Временный N 5
N ед.хр. Описал: Иванов

Проставив предварительный срок хранения, обратитесь к документам и просмотрите данное дело полистно еще раз - нет ли в нем других документов, кроме указанных в заголовке единицы хранения, которые имели бы более длительные сроки хранения. Естественно, это не относится к делам постоянного хранения. Если такие документы обнаружены, найдите соответствующую статью перечня и установите их сроки хранения. Если сроки хранения отдельных документов расходятся с предварительным сроком хранения, установленным Вами для всего дела, то для дела указывается более длительный срок хранения.

Например, для следующего дела согласно ст. 876 перечня (раздел 10 "Научно-исследовательская, опытно-конструкторская и испытательская работа") определен срок хранения 10 лет ЭПК.

Фонд: Министерство промышленности строительных материалов СССР
Название структурной части: Техническое управление.
Д/п N 125
Заголовок единицы хранения:
Материалы о выполнении договоров и соглашений по внедрению в производство опытно-конструкторских разработок (отчеты, сведения, докладные записки).
Срок хранения: 10 лет ЭПК.
N ф. 385 Начато: 10 января 1987 г. окончено: 31 марта 1987 г.
N описи 1 на 83 листов Временный N 9
N ед.хр. Описал: Иванов

Однако, при полистном просмотре в деле были обнаружены протоколы по внедрению опытно-конструкторских разработок в производство, срок хранения которых в соответствии со статьей 874 перечня - постоянно.

Таким образом срок хранения всего дела определяется как "постоянный".

Фонд: Министерство промышленности строительных материалов СССР
Название структурной части: Техническое управление.
Д/п N 125
Заголовок единицы хранения:
Материалы о выполнении договоров и соглашений по внедрению в производство опытно-конструкторских разработок (отчеты, сведения, докладные записки ).
Срок хранения: постоянно.
N ф. 385 начато: 10 января 1987 г. окончено: 31 марта 1987 г.
N описи 1 на 83 листов Временный N 9
N ед.хр. Описал: Иванов

Проведите операцию определения сроков хранения для всех дел фонда и проставьте сроки на всех карточках описания дел.

Как поступают в тех случаях, когда в данном отраслевом разделе перечня, к которому по тематике относятся документы, нет статьи, точно соответствующей заголовку дела? Каждый перечень имеет указатель видов документов. Следует обратиться к указателю и просмотреть все статьи, соответствующие данному виду документов, например, "протоколы" в других разделах. Постарайтесь обнаружить статью, близкую к Вашему заголовку.

Определив сроки хранения документов по перечням, Вам следует проделать операцию по отбору документов на уничтожение. Документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения можете сразу оставить в покое и не обращать внимания на эти карточки. Объектом Вашего внимания должны быть документы временного хранения. Для начала Вам следует вспомнить, какое сегодня число, месяц и год. Затем, обратив внимание на дату окончания дела, проставленную на карточки в графе "окончено". Далее следует прибавить срок хранения документов, определенный Вами, к дате окончания дела. Если в итоге получится дата, которая уже осталась в прошлом - дело придется уничтожить. Если дата, которая еще в будущем - оно не может быть уничтожено, но и включать в опись карточку такого дела тоже не стоит.

Карточки единиц хранения, отобранных Вами на уничтожение (с истекшими сроками хранения) отложите отдельно.

Каким образом осуществить уничтожение документов? Чисто виртуально. Не пытайтесь стереть графические файлы - дела из электронного архива, это у Вас все равно не получится. Вам следует нормативно закрепить уничтожение документов, составив акт о выделении дел к уничтожение. Для начала обратитесь к формуляру акта и на заполненный акт.

Далее можете заполнять приведенный ниже шаблон. В "шапке" (заголовке) акта укажите название архива, © и название фонда. Дату протокола ЭПК поставьте в соответствии с текущей датой, номер протокола скорее всего первый. В роли архива (ЭПК госархива) в данном случае выступает Российский государственный архив экономики; в роли организации - Министерство промышленности строительных материалов СССР .

Далее следует заполнить таблицу со сведениями о делах, выделяемых к уничтожению. Заголовки дел следует вносить в таблицу в хронологической последовательности. В графе 1 проставьте © данного заголовка по порядку, в графе 2 - проставьте б\о ("без описи", т.к. мы проводили экспертизу документов, на которые опись еще не составлена). В графу 3 аккуратно, без сокращений перенесите заголовок каждого дела из карточки описания единицы хранения. В графе 4 ("количество дел в данной группе") проставьте "одно". В графе 5 следует указать номер статьи по перечню, на основании которой дела выделяются к уничтожению. Номер статьи - это первая графа перечня (см. хрестоматию).

Если к уничтожению выделены однородные дела, то вы можете внести их в акт под одним порядковым номером. Это будет группа дел. Тогда в графе 3 указывается обобщенный заголовок для каждой группы дел, а в графе 4 укажите количество дел в данной группе.

Например:

Фонд: Министерство промышленности строительных материалов СССР
Название структурной части: Техническое управление.
Д/п N 125
Заголовок единицы хранения:
Переписка с библиотечным коллектором г. Москвы о снабжении научно-технических библиотек отрасли технической литературой.
Срок хранения: 3 года.
N ф. 385 начато: 10 января 1987 г. Окончено: 31 марта 1987 г.
N описи 1 на 83 листов Временный N 9
N ед.хр. Описал: Иванов

Фонд: Министерство промышленности строительных материалов СССР
Название структурной части: Техническое управление.
Д/п N 125
Заголовок единицы хранения:
Переписка с библиотечным коллектором г. Ленинграда о снабжении научно-технических библиотек отрасли технической литературой.
Срок хранения: 3 года.
N ф. 385 начато: 10 января 1987 г. окончено: 31 марта 1987 г.
N описи 1 на 83 листов Временный N 9
N ед.хр. Описал: Иванов

Пример заполнения акта:

NN
пп
Названия групп документов, крайние даты NN описей NN дел по описям Кол-во дел Примеча-ния
1 Переписка с библиотечными коллекторам г. Москвы, Лениграда, Новосибирска о снабжении научно-технических библиотек отрасли технической литературой. 10 января-31 марта 1987 года. б/о б\о три ед.хр. ст.959

Отразив в таблице все дела, выделенные Вами к уничтожению, внизу проставьте цифрами и прописью общее количество выделенных на уничтожение дел и их краткие даты (см. карточки).

Далее Вам следует дать характеристику документов, оставленных на хранение. Проставьте количество оставленных на хранение дел, их крайние даты и укажите состав документов, оставленных на хранение (т.е. перечислите виды документов). Источником для Вас должны служить карточки описания дел, сроки хранения которых не истекли и дел постоянного хранения.

Обратите внимание на то, что Вам не следует переписывать в графе "оставлено на хранение" заголовки дел, а только указать виды документов (постановления, протоколы, планы, отчеты, и т.д.).

Естественно, если Вы постоянно работаете с этим фондом и собираетесь создать опись дел постоянного хранения, уничтоженные дела не следует включать в опись. В графе "экспертизу проводили" поставьте свою фамилию и подпись.

Укажите фамилию, инициалы
______________________________________________________
факультет________________________________
отделение________________________
курс_______________, группу___________.
Название фонда
____________________________________________________
номер фонда:
_________
Составьте АКТ

АКТ N
________
УТВЕРЖДАЮ
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению.
00.00.0000
Директор государственного архива:
(Проставьте дату) (Подпись ) (Расшифровка подписи)
Протокол ЦЭПК (ЭК) Протокол ЭПК (ЭК)
архивного органа государственного архива
______________________N______ _______________________N_____
(название архивного органа)
00.00.0000
(название архива)
00.00.0000
(Проставьте дату) (Проставьте дату)

К уничтожению выделены документы фонда N ____________________
_____________________________________________________________
(название фонда, категория фонда)
на основании:
(ссылки на нормативно- методические документы для проведения
экспертизы)

NN пп Названия групп докумен-тов, крайние даты NN описей NN дел по опи-сям Кол-во дел Примеча-ния
           
           
           
           
           
           
           

ИТОГО:
(цифрами и прописью)
Количество дел, крайние даты и краткая характеристика состава документов, остающихся на хранение:
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Зав. отделом (архивохранилищем): (Подпись, расшифровка подписи)
Должность лица,
проводившего экспертизу (Подпись, расшифровка подписи)
____________________________________________________________________________________________
Документы сданы :
____________________________________________________________________________________________
(название организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной :
______________N__________
(дата)
________________________________________________________(подпись хранителя фондов)
(Отметка о внесении изменений в учетные документы)
(Должность, подпись, расшифровка подписи)